铜官区人大常委会机关公文处理办法

铜官区人大常委会机关公文处理办法

(2016年9月7日区一届人大常委会第8次主任会议通过)

第一章 总则

第一条  为推进区人大常委会机关公文处理工作科学化、制度化、规范化，根据《党政机关公文处理工作条例》，结合工作实际，特制定本办法。

第二条  区人大常委会机关公文，是区人大常委会机关依法行使职权、履行责任、处理公务的文书，是传达贯彻党的方针、政策、国家法律法规，请示和答复问题，指导和商洽工作，报告情况，交流经验的一种重要工具。

第三条 区人大常委会机关公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条 区人大常委会机关公文处理工作坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第五条  区人大常委会机关公文处理工作，在常委会主任的领导下，由办公室负责集中管理，统一进行组织和安排。

第二章 公文种类

第六条 区人大常委会机关的公文种类主要有：

1、决议、决定

决议、决定用于区人民代表大会和区人大常委会会议讨论通过的重大事项。

2、公告

公告用于区人民代表大会选举、罢免结果；区人大常委会任命、免去、撤销国家机关工作人员职务和区人大代表资格的确认、终止；需要向全社会公开发布的重要事项。

3、议案，建议、批评和意见

议案用于根据法律规定，依照法定程序，提案人向人民代表大会及其常委会提请审议的事项。

建议、批评和意见用于人大代表向人民代表大会及其常委会提出，由常委会的办事机构交办有关机关、组织研究处理并负责答复的事项。

4、审议意见书，监督意见书

审议意见书用于区人大常委会会议审议讨论各项工作报告时，提出意见和要求，需“一府两院”及有关部门办理落实的事项。

监督意见书用于区人大常委会对受监督的国家机关或工作人员的监督意见，需有关机关在规定期限内报告处理结果。

5、会议纪要

会议纪要用于区人大常委会主任会议审议有关报告时，所提出的意见、建议。也可以用于区人大常委会机关有关会议研究确定的机关事务问题。

6、通知

通知用于向区人民政府、区人民法院、区检察院和各工作委员会、代表工作室以及其他有关单位，传达市人大常委会交办的事项或区人大常委会会议、重要会议决定的事项及本机关各种会议和活动需要告知的事项。

7、报告

报告用于区人大常委会及其工作机构、办事机构，向自己的上级机关报告工作、反映情况、提出建议，回复上级机关的询问等。

8、请示、批复

请示用于向上级机关就某一事项请求指示、批准等。

批复用于对下级机关请示事项所表明的态度和答复。

9、函

函用于机关之间互相商洽工作、询问和答复问题等。

第三章 行文规则

第七条 提请区委审批的文件，应以区人大常委会党组名义行文。

第八条 区人大常委会对区人民政府、区人民法院和区人民检察院直接行文，对区人民政府所属部门一般不直接行文；按照法律规定改变或者撤销西湖镇人民代表大会不适当的决议、撤销区人民政府不适当的决定和命令，以区人大常委会名义行文。

第九条 凡对外联系工作，请示报告，答复询问，通知有关事项等，一般均以区人大常委会办公室名义行文。

第十条 区人大常委会各工作委员会可以在业务范围内，以工作委员会名义与市人大常委会对口部门，以及区直有关单位直接行文。

第四章 公文格式

第十一条  公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

    （一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。

    （二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。

    （三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”。“特急”是须2日内办理的紧急事项，“加急”是须4日内办理的较急事项。

（四）发文机关标志。由全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称。也可以单独用区人大常委会或区人大常委会办公室名称。

（五）发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成，年号和顺序号用阿拉伯数字书写，标注于间隔线上方居中。联合行文时，使用主办机关的发文字号。

    （六）签发人。上行文应当标注签发人姓名。

    （七）标题。由发文机关名称、事由和文种组成。

    （八）主送机关。公文的主要受理机关。上行文只主送一个机关，如需要同时送其他机关，应用抄送形式，标列于抄送栏内；下行文的主送机关应根据工作需要写具体。除决议、决定及会议纪要以外，都应该在标题之下、正文之上顶格标明主送机关。

    （九）正文。公文的主体，用来表达公文的内容。

    （十）附件说明。公文附件的顺序号和名称。

    （十一）发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称，位于正文的右下方。

    （十二）成文日期。署会议通过或者领导签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。成文日期写明年、月、日，标注在发文机关署名右下方。决议、决定、意见的成文日期加括号标注于标题下方居中位置。

    （十三）印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。印章要盖在成文日期中间偏上位置，上不压正文、下不压日期。

    （十四）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。

    （十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。

    （十六）抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关；应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

    （十七）印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。

    （十八）页码。公文页数顺序号。

    第十二条  公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准执行。

    第十三条  公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。

第十四条  公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。

第五章  公文拟制

    第十五条  公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。

    第十六条  区人大常委会、区人大常委会办公室起草公文应当做到：

    （一）符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。

    （二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。

    （三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼。

（四）文种正确，格式规范。

    （五）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。

    （六）公文涉及其他部门职权范围内的事项，起草单位必须征求相关部门意见，力求达成一致。

    （七）公文起草工作，可根据实际情况分别由区人大常委会办公室、各工作委员会负责。

    第十七条  公文文稿签发前，应当由区人大常委会办公室进行格式、内容审核。审核的重点是：

    （一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。

    （二）内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现发文机关意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。

    （三）涉及有关部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。

    （四）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。

    （五）其他内容是否符合公文起草的有关要求。

    第十八条  经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草单位并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草单位修改后重新报送。

    第十九条  公文应当经本机关负责人审批签发。

    （一）以区人大常委会名义发出的文件，由主任或副主任签发。以区人大常委会办公室名义发出的文件，由主任或副主任签发；文件内容为区人大常委会办公室内部事务的由办公室主任签发。

（二）各工作委员会和其他部门代起草以区人大常委会、区人大常委会办公室名义印发的文件，须由起草部门的负责人签字或盖章。经区人大常委会办公室审核后，送区人大常委会主任或副主任签发。

（三）签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。

    第六章  公文办理和管理

    第二十条  公文办理包括收文办理、发文办理、整理归档。

    第二十一条  收文办理主要程序是：

    （一）签收。区人大常委会办公室所有公文一律由专人签收。签收公文逐件清点，重要公文要逐页检查；发现问题及时向发文机关查询并采取相应的处理措施。紧急公文要注明签收的具体时间。

（二）登记。区人大常委会办公室收到中央、省、市、区有关部门发来的文件、信函、内部刊物、资料等公文（电子版公文要安排专人及时查收）后，按有关规定分别进行编号、登记、贴文件处理标签。公文登记要将来文单位、来文号、标题、收文日期、密级、份数、阅读范围等逐项登记。

（三）初审。对收到的公文应当进行初审。初审的重点是：是否应当由本机关办理，是否符合行文规则等。不符合行文规则的，退发发文单位，并说明情况。

（四）呈送。公文登记后，分一般性公文，重要、紧急公文，保密公文三个类型立即交区人大常委会办公室主任阅示，并按区人大常委会办公室主任要求向区人大常委会主任、副主任呈送阅示。重要、紧急公文即刻呈送，领导不在办公室时，立即以电话、短信方式报告情况或将公文送达领导所在地；一般性公文当日呈送。

（五）办理。区人大常委会领导批阅的文件交办公室后，应立即进行登记备案并办理，需要送其他区人大常委会领导传阅的，即刻呈送有关领导；涉及有关部门办理的，即刻将批示件转有关部门。

    （六）传阅。根据传阅范围，做好传阅工作。传阅程序一般有两种：一是阅知类公文，按职务顺序，从大到小传阅；二是请示类公文，先由分管领导提出意见，再呈主要领导审定。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。

（七）催办。区人大常委会办公室负责对重要、紧急公文批示及时催办，对一般性公文定期催办，督促承办部门按期办结，并将办理情况随时或定期向区人大常委会领导报告。区人大常委会办公室要及时了解掌握公文的办理进展情况。

    （八）答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。领导阅批后的文件，按领导批示意见办理；领导批示转有关部门的，将批示件同文件一并转有关部门办理，部门有文件的只将批示件复印交办。

（九）归档。及时整理办结的公文，做好归档工作。

    第二十二条  发文办理主要程序是：

    （一）复核。已经区人大常委会领导签批的公文，印发前由区人大常委会办公室对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核；需作实质性修改的，应当报原签批人复审。

    （二）登记。对复核后的公文，由区人大常委会办公室确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。

    （三）印制。公文印制必须做到准确、及时、规范、安全、保密。区人大常委会、区人大常委会办公室发出的文件统一由区人大常委会办公室统一印制。秘密文件须明确专人按保密有关规定印制。

    （四）核发。公文印制完毕，由区常委会办公室发文工作人员对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。

    第二十三条  涉密公文应当通过邮政机要通信或者收发件机关机要收发人员进行传递。

    第二十四条  需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及机关档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。

    第二十五条  公文的印发传达范围应当按照区人大常委会、区人大常委会办公室的要求执行；需要变更的，应当经区人大常委会办公室主任批准。公开发布的时间、形式和渠道，由区人大常委会、区人大常委会办公室确定。经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。

    第二十六条  复制机密级、秘密级公文，应当符合有关规定并经区人大常委会办公室主任批准。绝密级公文一般不得复制、汇编，确有工作需要的，应当经发文机关或者其上级机关批准。复制、汇编的公文视同原件管理。复制件应当加盖复制机关戳记。翻印件应当注明翻印的机关名称、日期。

    第二十七条  公文的撤销和废止，由发文机关、上级机关或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。

    第二十八条  区人大常委会办公室收到的涉密公文，应根据有关规定进行清退，不得自行销毁。

第二十九条  不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。

第三十条  工作人员离岗离职时，应将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。